Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

1 Exporty sestav a dokladů (tiskových formulářů) do formátů xls, pdf, doc, html

Program svými nadstandardními funkcemi umožňuje většinu výstupů exportovat do jiného formátu, ve většině případů najde využití u uživatelů především export do Excelu, kde lze provádět jakékoliv změny bez rizika narušení dat.

Nově od verze X6.3  tisk a export dokladů z programu PREMIER system včetně externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou.


Na této stránce najdete:


Postup pro export do xls (datový export)  

V nabídce tisku se nachází ikona Export, kterou zvolíme kliknutím myší.

Údaje:

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží.

Zakódovat heslem - pomocí této volby lze výstupní soubor zakódovat heslem. Soubor pak bude při otevření vyžadovat heslo. 

Tip

Heslo pro zakódování dokumentů lze trvale navolit ve "Správci - Předvolbách - Uživatelských - Volby pro síť/tisk/export".

Seznam údajů - položky sestavy. Každé slovo představuje určitý parametr databáze (sloupec). Tlačítky Přidat, Odstranit, Přidat vše a Odstranit vše vybíráme položky, které chceme exportovat do souboru.

Uložit nastavení a Načíst nastavení - pro opakující se exporty lze využít uložení výběru údajů do paměti.

Odeslat kopii na e-mail - pokud chceme požadovaný export poslat e-mailem, zaškrtneme tuto volbu  a napíšeme e-mailovou adresu (k dispozici je i kopie a skrytá kopie). Po kliknutí na tlačítko OK se soubor vytvoří a současně se otevře nová poštovní zpráva, ve které již bude připojena příloha s exportovaným souborem. Můžeme ještě doplnit text zprávy a dát „Odeslat“.

Tip

Odesílání do kopie nebo skryté kopie lze i trvale předvolit ve "Správci - Předvolby Uživatelské - Volby pro síť, tisk, export". 

Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře.


Postup pro export do pdf, doc a html

Exportovat lze všechny tiskové formuláře a to do HTML, PDF nebo DOC souboru. Funkce pro jejich generování se nachází v nabídce tisku, podobně jako funkce pro export do MS Excel. 

Údaje:

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží.

Zakódovat heslem - pomocí této volby lze výstupní soubor zakódovat heslem. Soubor pak bude při otevření vyžadovat heslo. 

Elektronicky podepsat - pokud chceme dokument elektronicky podepsat, odškrtneme tuto volbu, viz elektronický podpis.

Připojit přílohy - pomocí této volby lze spolu s dokumentem vytisknout či vyexportovat také přílohy, které jsou k dokumentu svázány vazbou (viz níže).

Odeslat kopii na e-mail - pokud chceme požadovaný export poslat e-mailem.

Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře.



2 Hromadné rozesílání exportovaných dokladů

Funkce „Hromadné rozeslání“ je nástroj, který umožňuje hromadně rozesílat doklady všem svým partnerům najednou. Rozeslat nelze jeden doklad, ale vždy v rozmezí čísla např. faktur a data nebo dle výběru.

Po upřesnění výběru (rozmezí čísel nebo data) se zobrazí se seznam vybraných dokladů, a pokud u partnerů jsou definovány e-mailové adresy, bude program rozesílat tyto doklady na tyto adresy. Pokud nejsou definovány žádné e-mailové adresy, lze je definovat při rozesílání dokladů.

Pokud jsou již e-maily definovány je možné doklady rozeslat – potvrdit výběr tlačítkem OK (F2).


3 Tisku a export dokladů včetně externích příloh

Od verze X6.3 je možno tisknout a exportovat doklady včetně externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou. Požadované přílohy je tedy nutné mít k dokladu připojeny vazbou.

V dialogu tisku a exportu dokladu se k dispozici volba "Včetně příloh".

Vedle této volby se nachází tlačítko "...", které uživateli umožní upřesnit výběr ze svázaných dokumentů. U každého dokumentu lze vidět jaký uživatel a kdy vazbu vytvořil.

Před samotným tiskem se uživateli zobrazí nové okno náhledu na dokument, kde lze dokument např. přiblížit nebo upravit nastavení tiskárny.

Při exportu dokladu z programu včetně příloh dojde ke sloučení dokumentů včetně základního dokladu do jednoho pdf souboru. Při exportu dokumentu včetně příloh MS Word a Excel se tyto přílohy automaticky převedou do pdf a rovněž se připojí k exportovanému dokumentu. Takto vytvořený pdf soubor lze rovnou odeslat na e-mail. Pro odesílání e-mailem je předvoleno, aby se dokumenty neslučovaly. Email tak bude mít více příloh.


4 Přednastavení způsobu předávání dokladů

Na kartě partnera v adresáři partnerů lze přednastavit způsob předávání jednotlivých typů dokladů a to tisk dokladu, poslání e-mailem nebo export do EDI formátu. Toto se nastavuje v adresáři u vybraného partnera v záložce Individuální - Vázané sestavy/Předání.

Tip

Pokud chcete pro všechny sestavy nastavit stejný způsob předání typu tisk nebo e-mail, pak lze využít dole voleb "Vše tisk" nebo "Vše E-mail".

Při tisku/exportu takto nastavených dokladů pak program PREMIER zvýrazní předvolený způsob předání.

Funkci lze využít i u hromadných akcí jako je hromadné rozeslání nebo hromadný výběr pro tisk. V dialogu je vyznačen taktéž způsob předávání dokladů. Zde je možno např. využívat smartfiltry pro hromadné označení pro tisk nebo export.

  • No labels