Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Žádanky a osoby ve schvalovacím procesu)

Zadavatel

Zadavatel je osoba, která nechá žádanku vystavit, nebo ji přímo vystaví, pak je zároveň i „Vystavovatel“

Osobu zadavatele musí Vystavovatel vybrat při tvorbě žádanky a vybírá ji ze seznamu členů definovaných v číselníku oběhu dokumentů (zaměstnanců a ostatních osob, které nadefinuje správce oběhu dokladů).

Jako "Zadavatel“ dostanete informační email v momentě, kdy je vaše žádanka schválena nebo zamítnuta.

Můžete také dostávat informační maily o průběhu schvalování na jednotlivých úrovních, pokud Vás správce oběhu dokumentů nadefinuje do schvalovacích hierarchií pro zasílání těchto informací.

Můžete také dostávat pravidelné reporty o stavu svých nevyřízených žádanek, po zaevidování Vašeho požadavku do modulu e-agenta.

Informační maily i reporty jsou uživatelsky definovatelné a můžete si je upravit přímo Vy, máte-li k tomu přidělené právo, nebo o to požádat Správce oběhu dokumentů. Složitější úpravy Vám pak udělají programátoři z firmy Premier.


Na této stránce najdete:

Vystavovatel

Vystavovatel je osoba, která žádanku do programu přímo pořizuje.

Modul žádanky naleznete v hlavním menu na záložce Sklad pod nabídkou "Poptávky / Žádanky".

Vytvoření žádanky

Po kliknutí na toto tlačítku případně pomocí rychlé klávesy F5 se vám nabídne seznam dokladových řad. (Dokladová řada je číselná řada, v rámci které se doklady chronologicky číslují (pokud není nastaveno jinak). Každý doklad je tak jednoznačně charakterizován kódem dokladové řady a pořadovým číslem v této řadě. Počet dokladových řad a jejich název je nadefinovaný Správcem oběhu dokladů.).

Vyberete si dokladovou řadu žádanek. Podle toho zda dole pod seznamem dokladových řad máte stisknuté tlačítko „Doklad“ nebo „Seznam“ se Vám otevře poslední pořízený doklad žádanky nebo seznam již pořízených žádanek. (Tato volba se dá přednastavit v uživatelských předvolbách, případně změnit před tím, než otevřete dokladovou řadu žádanek).

Další práce je v obou případech stejná. Sledujte nabídku tlačítek na spodní liště. Po ukázaní myší na tlačítko se objeví bublinová nápověda s podrobnějším popisem funkce tlačítka.

Všechny moduly mají seznam spodních tlačítek koncipován obdobně a stejně jsou řešeny i ovládací prvky na horní a pravé pracovní liště. Podrobnější popis k těmto ovládacím prvkům najdete ve velkém manuálu. 

Novou žádanku založíte klávesou F3. Objeví se Vám prázdný pořizovací formulář, kterému se přidělí dokladová řada a pořadové číslo. V případě, že novou žádanku chce vytvořit více Vystavovatelů najednou, číslo se přidělí všem stejné a teprve v momentě ukládání žádanky se testuje zda není obsazeno a případně se přidělí další volné.

V pořizovacím formuláři jsou některá okénka podbarvena červeně. To jsou okénka, která jsou povinná a program Vám nedovolí odeslat žádanku ke schválení pokud je nemáte všechna vyplněna. Která okénka to budou lze nastavit v „Globálních předvolbách“ a provádí to správce oběhu dokumentů.

Váš kurzor je nastaven do okénka „Zkratka“ pro zadávání Dodavatele. Dodavatele můžete přeskočit a nechat údaje nevyplněné nebo do okénka napsat cokoliv, co si z jeho názvu nebo IČA pamatujete, program Vám dodavatele nabídne ze seznamu partnerů. Máte-li k tomu přidělena práva, můžete  dodavatele také přidat nebo opravit.

V případě, že zadáte dodavatele, program zkontroluje, zda k tomuto dodavateli existuje rámcová smlouva. Rámcová smlouva je záznam v dokladové řadě "Objednávky u dodavatelů“. Dokladová řada musí mít nastavenu charakteristiku „rámcová smlouva“. Najde-li u zadaného dodavatele rámcové smlouvy, nabídne Vám je k potvrzení. Tím se stane Vaše žádanka propojená se zvolenou rámcovou smlouvou a program při jejím ukládání zkontroluje, zda součet částek takto propojených žádanek nepřevýší celkovou částku uvedenou v rámcové smlouvě. Pokud tato situace nastane nedovolí Vám žádanku poslat ke schválení. V takovém případě můžete požádat o revizi rámcové smlouvy.

 Pokud rámcovou smlouvu zvolíte, program její označení doplní do položky „Číslo smlouvy“, v opačném případě označení můžete zadat ručně.

Hlavička žádanky

(obsahuje i hierarchii schvalování včetně plánu a historie)

Položková část žádanky

(obsahuje i případný neomezený úvodní text)


Schvalovatel

Schvalovatel  je osoba, která dokumenty schvaluje. Schvalovatele a systém schvalování definuje. Správce oběhu dokladů ve schvalovacích hierarchiích. Jako schvalovatel můžete být definován v první, druhé nebo i vyšších úrovni schvalovacího procesu, a to samostatně nebo ve skupině s více schvalovateli.

Jste-li definován samostatně, schválení dokumentu nebo jeho postoupení na vyšší schvalovací úroveň záleží jen na Vás. Jste -li ve skupině, doklad čeká na schválení od všech schvalovatelů nebo od minimálního počtu schvalovatelů – je-li tento počet v hierarchii určen, než postoupí dál.

O tom, že nějaký doklad čeká na Vaše schválení, dostanete notifikační email. Na schválení nebo zamítnutí máte předem definovanou dobu od Správce oběhu dokladů. Pokud se k dokladu do té doby nevyjádříte, dostanete email s upomínkou. Pokud se nevyjádříte do dalšího termínu, který správce dokladů nastavil, upozornění emailem může dostat Váš nadřízený nebo další osoba, kterou správce dokladů nastavil.

Vlastní schválení, či zamítnutí provádíte přímo na dokladu v „Hierarchii schvalování“ (vpravo nahoře na obrazovce – stojíte-li na otevřeném dokladu) a to pomocí tlačítek schválit – zamítnout. K Vámi provedené operaci můžete (v některých případech musíte) ještě připojit vysvětlující komentář.

Seznam všech dokladů vyžadujících od Vás schválení máte k dispozici v Osobních složkách (v základním menu – pravá svislá lišta) v nabídce „Schválení“.

Po kliknutí myší na položku z tohoto seznamu Vás program přenese přímo na doklad a zde můžete schválit. Tj. nemusíte doklad nijak vyhledávat.

Jste-li delší dobu nepřítomen, můžete Vaše schvalovací pravomoci (a případně i přístupová práva) delegovat na jinou osobu. Delegování se provádí na záložce Správce – E-Agent – Osobní nastavení a delegování pravomocí. Delegovat lze za sebe až tři osoby, a každé osobě lze vybrat schvalovací hierarchie, ve kterých Vás zastupuje. Delegování lze ukončit ručně nebo nastavením jeho platnosti do data.


Objednávky u dodavatelů - vystavování, schvalování...

Pořizování objednávek u dodavatelů je shodné jako u žádanek. Je zde navíc možnost tvorby ze žádanek a to buď přímo při přidávání nové (volba 9), nebo dodatečným načtením v položkové části objednávky.


Přijaté faktury -  vystavování, schvalování...

Pořizování přijatých faktur je shodně jako u žádanek.

Tip

Při vytvoření přijaté faktury dle došlé pošty/CRM se nově kopíruje i odkaz na dokument (DMS) a není potřeba ho vytvářet znovu více zde.



  • No labels