Dokladové řady jsou jedním ze základních nastavení celého systému, které se promítá do téměř všech modulů a způsob počátečního nastavení je velmi zásadní pro následující chod systému. Dokladové řady umožňují rozdělení agendy v jednotlivých modulech na jednotlivé celky dle nejrůznějších kritérií v účetnictví, ve fakturaci, ve skladu a zakázkách.
| Tip |
|---|
Jde o základní nastavení systému, proto doporučujeme tuto problematiku řádně prostudovat, především téma „Číselné řady dokladových řad (VF a PF).“ |
Dokladové řady jsou systémově rozděleny podle typu a podle agendy, ke které přísluší:
Řady účetního deníku – včetně faktur. Tyto řady jsou označeny číslem a všechny vstupují do účetnictví mimo č. 8 a 9, kde se jedná o dokladové řady mimo účetní režim. (viz obr. níže)
Evidenční řady – jsou označeny písmenem a lze je rozdělit do skupin.
zálohové faktury - listy (ty se neúčtují) – podrobný popis (viz. vydané faktury) A + B
skladové a majetkové DŘ - podrobný popis (viz Sklad- Dokladové řady Výdejky) D
evidenční DŘ - podrobný popis (viz Evidence ) E
evidenční DŘ - podrobný popis (viz Evidence ) F
zakázkové DŘ - podrobný popis (viz Zakázky) C
Každý typ této řády má svá specifika pro nastavení a pravidla, které jsou velmi důležité pro fungování celého systému v návaznosti na řadu funkcí. Jejich podrobný popis můžete nalézt v manuálu vždy u příslušného modulu, např. Odběratelé – Vydané faktury, Sklad – Výdejky atd. Zde jsou popsány všechny konkrétní funkce, které dokladové řady obsahuji. V této části jsou podrobné popsány především účetní řady.
Již při pořízení nové účetní jednotky jsou standardně založeny některé řady, proto stačí zvolit "F4 - změnit“ a dopsat zde údaje podle potřeby uživatele, tzn. hlavně banku (číslo účtu…) a pokladnu. V případě pořízení nové dokladové řady se zvolí klasicky "F3 - Nová“:
Dokladová řada je označována dokladovou zkratkou, která může být až trojmístná.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
| Pro přehlednost se doporučuje navrhnout dokladové zkratky tak, aby první znak nebo první dva znaky představovaly stejnou skupinu deníků. |
Nastavení dokladových řad účetního deníku
Banky, Pokladny, Interní doklady (Ostatní vnitřní dokladové řady – mzdy, majetek, sklady další vnitřní účtování), Vzájemné zápočty. Samostatnou kategorií tvoří Vydané a Přijaté faktury, kde způsoby číslování jsou jiné než u ostatních účetních řad. Jedná se o moduly, jejichž doklady vstupují přímo do účetnictví, tzn. že mimo faktur u kterých nejsou vyplněny všechny účty stran MD|D (takovéto faktury jsou pouze v knihách vydaných/přijatých faktur evidovány, ale ne zaúčtovány v deníku) se jedná o přímý zápis do účetního deníku.
Banka
Nastavení dokladové řady banky obsahuje mimo základních údajů také nastavení pro Homebanking, jehož podrobný popis můžete nalézt v kapitole "Nástavby - Homebanking".
- Dokladová zkratka – vstupuje do deníku a rozlišuje příslušné doklady ve většině přehledů.
- Asociace – přednastavený účet, jehož obraty MD|D dávají konečný zůstatek na bankovním účtu a vstupuje automaticky do dokladů při pořizování.
- Popis, Název, číslo účtu, shift kód, IBAN – všechny tyto údaje vstupují do faktury.
- Kód Banky – vyplněním tohoto údaje se automaticky v poli Formát pro banku aktivují příslušné formáty pro Homebanking.
K dokladové řadě je nutné přiřadit účet, který tato dokladová řada reprezentuje (Asociace). Takto nastavený účet se pak automaticky při účtování přiřazuje k dokladu na jednu ze stran, podle druhu dokladu (příjem, výdej).
| Varování | ||
|---|---|---|
| ||
| U nadefinovaných bank a pokladen je asociace povinná, protože její pohyby na stranách MD|D slouží ke zjištění zůstatku na příslušném účtu. |
Pokladna
Zvlášť příjem a výdej - Nastavení
Zadá-li se u pokladny asociace na obě účetní strany MD|D, chová se deník jako pokladní kniha příjmů i výdajů, tedy příjmové a výdajové doklady jsou chronologicky i číselně za sebou. Jde o to, že pokud se pořizují příjmové a výdajové doklady v jedné řadě pokladny, program používá pouze jedno číslování, tzn. že nejsou vedeny zvlášť příjmové a výdajové doklady.
Odděleného vedení příjmů a výdajů lze dosáhnout pouze v případě navolení dvou pokladen, kdy jedna je pro příjem a druhá pro výdej Pokud je potřeba oddělit zvlášť příjmové a výdajové doklady (i číselně, je nutné založit dvě dokladové řady pokladen, z nichž každá bude mít nastaven účet (asociaci) na jedné ze stran s MD (příjem), nebo na straně Dal (výdej) viz kapitola "Pokladny".
Pokladna v cizí měně - u valutových pokladen nebo devizových účtů je vhodné nastavit měnu a používaný kurz. Ten se pak bude automaticky přiřazovat při pořizování nových záznamů. Tímto způsobem lze evidovat doklady v cizí měně.
Pokladna pro EET - podrobný popis nastavení dokladové řady pokladny pro Elektronickou evidenci tržeb naleznete zde.
Nastavení pro synchronizaci s aplikací Premier Air
"Doklady se pořizují v PREMIER Air aplikacích" - pokud si uživatel odškrtne tuto volbu, pak nepůjde v programu do dané dokladové řady pořizovat data a to z důvodu možné kolize v číslování. Dokladová řada bude sloužit pro nahrání dat z aplikace Premier Air.
"Import probíhá z řady (zadá se pouze, liší -li se dokl. řada v PREMIER Air)" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."
"Import - nestandardní kódy DPH pro sazby 0%, nižší, vyšší, 2. nižší" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."
Dokladové řady přijatých, vydaných faktur, skladové řady
Číslování
V definici dokladových řad přijatých a vydaných faktur lze nastavit pevné číslo symbolizující číselnou řadu dokladů – Strukturální číslování faktur. Každou dokladovou řadu lze rozlišit tzv. pevným číslem, přičemž vzestupné číslování bude prováděno pro každou číselnou řadu samostatně.
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
| Faktury za služby budou mít samostatnou dokladovou řadu VFS. V nastavení dokladových řad se určí pevné číslo(a) „…..1….“ i pozice, kterou je pak možno kombinovat např. s rokem. Další řadu faktur např. za pronájem označíme jako VFP s pevným číslem „…….6….“. Automatické číslování pak bude vypadat následovně. VFS 20310001 ad., u VFP 9860001 nebo VFS 60001 atd. První dvě předčíslí symbolizující rok je nutné zapsat u čísla první faktury v rámci účetního období „natvrdo“, tzn. vnutit systému 1. číslo v účetním období. |
Rovněž je možné toto předčíslí v dokladové řadě nenastavovat a pouze na začátku účetního období vnutit vždy první faktuře dané dokladové řady předčíslí a počet mást, ve kterém se bude provádět kontinuální číslování.
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
| 201020001. Doklad pak při příští faktuře přičte k tomuto číslu číslo jedna a příští faktura bude navržena programem pod číslem 20100002. Program tak může číslovat až do čísla 201999999, tzn 999.999 faktur v dané řadě. Pokud bychom vnutil např číslo 29901, pak by mohl číslovat do čísla 29999 (tedy 99 faktur) a následná ( v tomto případě stá faktura) by měla číslo 30000, což by už z hlediska požadavku na pevné předčíslí této řady, nebylo žádoucí. |
Také je nutné si uvědomit, že ačkoliv jsou dokladové řady rozlišeny různými až třípísmennými názvy, tyto slouží pouze pro orientaci v deníku a účetních knihách, avšak každá řada musí mít odlišné číslování tak, aby neexistovala dvě stejná čísla u faktur. Tzn., že program neumožní uložit v řadě VFS číslo faktury 20100001, když toto číslo již existuje v řadě VF. V takovémto případě Vám program oznámí, že číslo je již použito a doklad nelze uložit. Proto je nutné si číselné řady rozlišit i jiným předčíslím, např. pro řadu VFS použít číslo 220100001 nebo 201001 a podobně. Program tyto čísla porovnává matematicky, tzn., nepovažuje pevné předčíslí za matematické symboly.
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
| Povolit duplicitní čísla faktur lze ve "Správci - Předvolbách - Omezujících", nicméně doporučujeme se raději duplicitám vyhnout. |
Tyto pokyny k číslování platí i pro skladové řady (výdejky a příjemky).
Od verze X8 je možné definovat prefix číslování pro jednotlivé roky. Tato funkce usnadní souběžnou práci v různých obdobích na přelomu roku, kdy bylo nutné hlídat změnu číslování ručně.
Snadno si pomocí nové volby definujete prefix pro zvolený rok.
| Informace |
|---|
| Pro nejnovější účetní období doporučujeme používat základní prefix. |
Dokladové řady faktur/zálohových listů
Tato řada je pevné vázána ke středisku - každý doklad, který bude náležet do této dokladové řady, bude mít automaticky vyplněno středisko zde nastavené.
DIČ v EU - v definici dokladových řad faktur přibyla předvolba pro předvolení DPH v EU dle DIČ "Předvolit u dokladů v této řadě DPH v EU dle DIČ".
Odpovědná osoba za dokladovou řadu - nově lze také nastavit zodpovědnou osobu (osoby) v dokladových řadách (VF, ZV, PF, ZP). V případě, že v příslušné dokladové řadě provede zápis nebo změny jiný uživatel, program na to zodpovědnou osobu upozorní příznakem. Tato funkce je vhodná například v případě, že je potřeba kontrolovat práci podřízených nebo faktury pořízené klientem.
A také u PF a PZL nastavit jinou cestu pro volné dokumenty a skenované přílohy. V případě nevyplnění se nastavené přebírá ze "Správce - Předvolby Globální - Obecné - Volby pro síť, tisk, export".
Nastavení pro Kontrolní hlášení - v definici dokladových řad pokladen (tržby) a vydaných faktur je volba "Do kontrolního hlášení DPH zahrnovat i dokladovou zkratku“. Toto se zaškrtne v případě, kdy se zákazníkům tisknou sestavy, kde je dokladová zkratka sloučená s číslem dokladu, kdy je žádoucí, aby do kontrolního hlášení vstupovala také dokladová zkratka.
Nastavení pro synchronizace s aplikací Premier Air
Doklady se pořizují v PREMIER Air aplikacích" - pokud si uživatel odškrtne tuto volbu, pak nepůjde v programu do dané dokladové řady pořizovat data a to z důvodu možné kolize v číslování. Dokladová řada bude sloužit pro nahrání dat z aplikace Premier Air.
"Import probíhá z řady (zadá se pouze, liší -li se dokl. řada v PREMIER Air)" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."
"Import - nestandardní kódy DPH pro sazby 0%, nižší, vyšší, 2. nižší" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."
