Exporty sestav a dokladů (tiskových formulářů) 

Napříč celým systémem je možné provádět exporty do několika formátů.

Export je k dispozici vždy v:

  • Dialogu tisku

  • Rychlé tiskové sestavě


Na této stránce najdete:

Další kapitoly:


Typy exportu

Datový export

Umožňuje export z programu do jednoho z datových formátů v nabídce.

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží.

Zakódovat heslem - viz níže

Seznam údajů - položky sestavy. Každý údaj představuje určitý parametr databáze (sloupec). Tlačítky Přidat, Odstranit, Přidat vše a Odstranit vše vybíráme položky, které chceme exportovat do souboru.

Uložit nastavení a Načíst nastavení - pro opakující se exporty lze využít uložení výběru údajů do paměti.

Odeslat kopii na e-mail - pokud chceme požadovaný export poslat e-mailem, zaškrtneme tuto volbu  a napíšeme e-mailovou adresu (k dispozici je i kopie a skrytá kopie). Po kliknutí na tlačítko OK se soubor vytvoří a současně se otevře nová poštovní zpráva, ve které již bude připojena příloha s exportovaným souborem. Můžeme ještě doplnit text zprávy a dát „Odeslat“.

Tip

Odesílání do kopie nebo skryté kopie lze i trvale předvolit ve "Správci - Předvolby Uživatelské - Volby pro síť, tisk, export". 

Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře.


Vícenásobný export do EXCELU:

  • Možnost exportu více přehledů najednou, přičemž jednotlivé přehledy jsou exportovány jako jednotlivé listy souboru *.XLS. Toto lze uplatnit například u přehledů aktiv a pasiv, celkových výkazů zisků nebo při hromadném exportu účtů hlavní knihy do jednoho XLS (XML) souboru.
  • Možnost exportu hlavní knihy po vybraných účtech, všechny najednou v jednom XLS souboru.


Export do EXCELU - XML

Export do XML. Pro tabulkový export sestav a přehledů byla implementována další možnost exportu do Excelu XML. Oproti předchozímu formátu není exportovaný soubor omezen na počet řádků, to přináší výhodu předvolených filtrů v dokumentu a neomezenost (možnost exportů více jak 65536 řádků oproti klasickému exportu do XLS).

Export do Excelu XML se nachází v nabídce rychlá tisková sestava.



Grafický export

Exportovat lze všechny tiskové formuláře a to do HTML, PDF nebo DOC souboru. Funkce pro jejich generování se nachází v nabídce tisku, podobně jako funkce pro export do MS Excel. 

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží.

Zakódovat heslem - viz níže.

Připojit přílohy - pakliže jsou ve vazbách přílohy, je tisk a export dokladů z programu PREMIER možný včetně těchto externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx (viz dále).

Elektronicky podepsat - pokud chceme dokument elektronicky podepsat, odškrtneme tuto volbu, viz elektronický podpis.

Připojit přílohy - pomocí této volby lze spolu s dokumentem vytisknout či vyexportovat také přílohy, které jsou k dokumentu svázány vazbou (viz níže).

Odeslat kopii na e-mail - pokud chceme požadovaný export poslat e-mailem.

Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře.

Z důvodu zachování správného zobrazení napříč zařízeními, čtecími programy a také z důvodu dlouhodobé archivace, která je u účetních dokladů nezbytná, exportujeme doklady ve formátu PDF/A. Doklady v tomto formátu mají větší velikost.





XLS(X) dle pohledu

Do datového formátu EXLS (ELSX) je možno exportovat i dle aktuálního pohledu s možností výběru údajů, které se mají exportovat.

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Údaje z pohledu určené pro export - možnost zvolit z údaje dle aktuálního pohledu, které se mají exportovat.

Formátování - možnost upravit nastavení ve výsledném souboru včetně volby typu.

Zakódovat heslem - viz dále.





ZÁSOBNÍK SESTAV

Komplexní nástroj pro export jakýkoliv dokument(ů) do libovolných formátů. Více zde.





Název exportovaného souboru

Názvy téměř všech exportovaných souborů jsou dány programem, pakliže nedojde k jejich přejmenování při samotném exportu.

U vydaných faktur, vydaných zálohových listů a upomínek je k dispozici možnost definovat strukturu názvu exportovaného souboru několika způsoby pomocí tlačítka v dialogu pro export "Název souboru, zpráva" buďto před samotným tiskem nebo trvale ve "Správci - Předvolby Globální - Odběratelé - Název VF při exportu" resp. pro upomínky, zálohové listy.

K dispozici jsou 4 možnosti struktury pojmenování, kdy Předpona je uživatelsky editovatelná:

  • Předpona + Číslo
  • Předpona + Číslo + Partner
  • Doklad + Číslo
  • Doklad + Číslo + Partner




Zaheslování exportovaných dokumentů

Exportované dokumenty z programu je možné zaheslovat. Zaheslovat lze dokumenty ve formátu PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, XML. Původně toto šlo pouze u exportovaných dokumentů ve formátu PDF. Dokumenty následně při otevření budou po uživateli vyžadovat heslo. 

Ve "Správci - Předvolbách - Uživatelských - Volby pro síť/tisk/export" lze trvale přednastavit heslo pro exportované doklady a heslo pro exportované seznamy/přehledy.


Tisku a export dokladů včetně externích příloh

PREMIER umožňuje tisknout a exportovat doklady včetně externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou. Požadované přílohy je tedy nutné mít k dokladu připojeny vazbou.

V dialogu tisku a exportu dokladu se k dispozici volba "Včetně příloh".

Vedle této volby se nachází tlačítko "...", které uživateli umožní upřesnit výběr ze svázaných dokumentů. U každého dokumentu lze vidět jaký uživatel a kdy vazbu vytvořil.

Před samotným tiskem se uživateli zobrazí nové okno náhledu na dokument, kde lze dokument např. přiblížit nebo upravit nastavení tiskárny.




Při exportu dokladu z programu včetně příloh dojde ke sloučení dokumentů včetně základního dokladu do jednoho pdf souboru. Při exportu dokumentu včetně příloh MS Word a Excel se tyto přílohy automaticky převedou do pdf a rovněž se připojí k exportovanému dokumentu. Takto vytvořený pdf soubor lze rovnou odeslat na e-mail. Pro odesílání e-mailem je předvoleno, aby se dokumenty neslučovaly. Email tak bude mít více příloh.




E-maily

Při exportu je možno odeslat exportovaný soubor na e-mail pomocí volby "Odeslat kopii na e-mail". Touto volbou se vždy aktivují další údaje pro odeslání e-mailu.

Způsoby odeslání

K dispozici jsou následující možnost odeslání e-mailu. Způsob můžete volit při odeslání, trvale způsob předvolíte ve "Správci - Předvolby Globální/Uživatelské - Volky pro síť, tisk, export".

MS Outlook

Program vyexportuje soubor do přílohy v e-mailu v MS Outlook včetně textu zprávy, pakliže jej máte vyplněn, viz níže. Samotné odeslání e-mailu pak probíhá v MS Outlook.

MS Outlook Expres nebo Mozilla

Obdobně jako výše uvedený způsob.


Přímo přes server odchozí pošty (SMTP)

Odeslání e-mail probíhá přímo v programu přes server odchozí pošty (SMTP). Nastavení SMTP je podrobně popsáno zde.

Pro odeslání je nutno klasicky vyplnit:

  • Odesílatele
  • Komu
  • Předmět
  • Text zprávy  - k dispozici je číselník ten lze definovat pro CZ i EN současně

Údaje:

  • Uváděný e-mail odesílatele
  • Jiný e-mail pro odpovědi
  • Skrytá kopie
    je možno trvale předvyplnit ve "Správci - Předvolby - Uživatelské - Volby pro síť tisk, export - SMTP server".



Pro vydané faktury, vydané zálohové listy a upomínky, je možné v nastavení nastavit způsob komunikace, definovat strukturu předmětu a předvyplnit text zprávy.

Text zprávy a předmět  ve "Správci předvolby - Globální - Odběratelé - Název VF při exportu, text zprávy"  si uživatel definuje pevně daný Předmět nebo jeho strukturu (dle obrázku) pro komunikaci v CZ a EN. Rovněž si zde uživatel vyplní text zprávy pro CZ a EN.

K dispozici je možnost "Připojit adresu firmy" a "Připojit vystavil, telefon" z předvoleb.

Způsob komunikace - ve "Správci předvolby - Globální - Odběratelé - Komunikace v" si pak uživatel nastaví následující:

  • CZ u tuzemských + SK, EN v zahraničních - program pak automaticky při odeslání e-mail detekuje dle Státu uvedeného u partnera v adresáři partnerů, zda se jedná o tuzemského nebo zahraničního partnera a předvyplní předmět a text zprávy podle toho.
  • CZ + EN - program bude při generování e-mailu pracovat dvojjazyčně a do e-mail automaticky předvyplní oba nastavené texty z nastavení.

Program s tímto pracuje i u hromadného rozesílání a automaticky vyplní text dle státu partnera i při hromadném odeslání. Zahraniční partneři jsou v seznamu pro odeslání označení znakem EN pro komunikaci.




Program s tímto pracuje i u hromadného rozesílání a automaticky vyplní text dle státu partnera i při hromadném odeslání. Zahraniční partneři jsou v seznamu pro odeslání označení znakem EN pro komunikaci.

Obdobné nastavení je dostupně pro zálohové listy a upomínky.


Hromadné rozesílání exportovaných dokladů

Funkce „Hromadné rozeslání“ je nástroj, který umožňuje hromadně rozesílat doklady všem svým partnerům najednou.

Rozeslat nelze jeden doklad, ale vždy v rozmezí čísla např. faktur nebo data případně dle výběru.

nebo dle výběru - tato volba umožní v dalším kroku zadat období a vybrat ručně nebo s pomocí filtru dokumenty k odeslání e-mailem. Při výběru v dalším kroku lze využít všechny funkce unigridu pro třídění a filtraci.

Po upřesnění výběru (rozmezí čísel nebo data) se zobrazí se seznam vybraných dokladů, a pokud u partnerů jsou definovány e-mailové adresy, bude program rozesílat tyto doklady na tyto adresy. Pokud nejsou definovány žádné e-mailové adresy, lze je definovat při rozesílání dokladů.

Pokud jsou již e-maily definovány je možné doklady rozeslat – potvrdit výběr tlačítkem OK (F2).



Přednastavení způsobu předávání dokladů

Na kartě partnera v adresáři partnerů lze přednastavit způsob předávání jednotlivých typů dokladů a to tisk dokladu, poslání e-mailem nebo export do EDI formátu. Toto se nastavuje v adresáři u vybraného partnera v záložce Individuální - Vázané sestavy/Předání.

Tip

Pokud chcete pro všechny sestavy nastavit stejný způsob předání typu tisk nebo e-mail, pak lze využít dole voleb "Vše tisk" nebo "Vše E-mail".

Při tisku/exportu takto nastavených dokladů pak program PREMIER zvýrazní předvolený způsob předání.

Funkci lze využít i u hromadných akcí jako je hromadné rozeslání nebo hromadný výběr pro tisk. V dialogu je vyznačen taktéž způsob předávání dokladů. Zde je možno např. využívat smartfiltry pro hromadné označení pro tisk nebo export.

  • No labels