Další nastavení nového člena

Delegování pravomocí

V době dovolených doporučujeme používat funkci "delegování pravomocí“, kde jednoduše uživatel po dobu své nepřítomnosti deleguje svá práva vstupů nebo schvalovacích hierarchií jinému uživateli.

Nastavení:

V programu si nadefinujte seznam členů pokud jej ještě nemáte (Správce – E-agent/Workflow – Skupiny a členové).

Uživatel si může sám nastavit zastoupení v modulu "Správce - E-agent/Workflow – osobní nastavení a delegování pravomocí“. Pokud tam nemá přístup, může toto nastavit zodpovědná osoba v sekci „Skupiny a členové“. Nepoužívá-li se ve firmě WorkFlow (elektronické schvalování dokladů), stačí nastavit údaje.

Tímto nastavením dojde u delegovaného uživatele k prolnutí jeho práv s právy zastoupené osoby včetně některých povolení z omezujících předvoleb.

Definice skupin

2 Definice schvalovacích hierarchií

Schvalovací hierarchie se definují dle potřeb firmy a to ke každému modulu popř. dokladové řadě zvlášť. Definovat jí lze k poptávkám/žádankám, objednávkám u dodavatelů, přijatým zálohovým listům a přijatým fakturám. Dále je lze členit podle použitého střediska nebo zakázky. Např. když nám určité zakázkové číslo reprezentuje „režijní náklady“, automaticky se k němu přiřadí schvalovací hierarchie určená pro schvalování režií. Hierarchií může být definováno neomezené množství ke každému modulu.

Definice nové hierarchie

Na následujícím příkladu je definice hierarchie, která se týká všech přijatých faktur mimo režijní zakázku 1900000 (vedle čísla zakázky je zaškrtnuta negace).

K hierarchii se následně definují úrovně schvalování (pravá část obrazovky definicí hierarchií), způsoby zasílání notifikací, počet dnů k provedení notifikace, limitní částky,…

K významné možností nastavení úrovní je „paralelní schvalování“, kde na jedné úrovni je více schvalovatelů a do další úrovně (nebo konečnému schválení) doklad postupuje až po schválení určeným minimálním počtem schvalovatelů. Toto je vhodné, když je potřeba urychlit schvalovací proces a nečeká se v „řadě“ na jednotlivé schválení.

V definici úrovni schválení lze dále nastavit i skupinu, která má být pouze informována o schvalovacím řízení. Těm dojde informační e-mail, doklad mohou prohlížet, ale bez možností jakýchkoliv zásahů.

Příklad úrovní schválení

3 Nastavení systému (určeno správcům IT)

Pro automatické zasílání e-mailů je nutné nastavit buď SMTP adresu v globálních předvolbách, nebo aktivovat funkci rozesílání přímo na SQL serveru (pouze u verze PREMIER Enterprise). Nutné je i nastavit adresu „universálního“ odesílatele, např. workflow@mojefirma.cz.

U prvního způsobu, tedy nastavení SMTP adresy (v globálních předvolbách – obecné – volby pro síť/export,… - E-agent), se budou automaticky „na pozadí úloh PC“ odesílat e-maily. Stačí aby pak byl alespoň jeden uživatel přihlášen v internetové síti. V případě absence připojení se rozešlou e-maily později. Nikdy nedojde k jejich ztrátě.

Dále je možné nastavit odkud čerpat časové údaje při schvalování, hlídání termínů, atd. U verze Enterprise je možné nastavení „čerpat ze serveru“. To ošetřuje např. špatně nastavené systémové datum klientské stanice, popř. řeší přesné časy schvalování z různých časových pásem.

Výjimky v nastavení

V přístupových právech - omezující předvolby – obecné: lze vybranému uživateli povolit: WorkFlow - povolit mazat přidělené hierarchie schvalování (např. při testování). Na dokladu vedle textu hierarchie se pak objeví tlačítko (…) pro smazání.

Výjimky v nastavení u přijatých faktur

V přístupových právech - omezující předvolby – dodavatelé: lze vybranému uživateli povolit: Workflow - povolit zasahovat do již schválených přijatých faktur nebo zálohových listů. Toto se povolí v případě nutnosti např. hlavní účetnímu, aby mohl zasáhnout do špatně provedených předkontací, na které se přišlo později.

Dále je zde možnost znepřístupnit akci vrátit dodavateli a povolení odesílání ke schválení faktur s překročenou cenou objednávky.

V globálních předvolbách – dodavatelé – lze předvolit: Je-li použit schvalovací proces (workflow), zaúčtovat fakturu do deníku až po konečném schválení. Pokud však dojde ke schválení v době kdy bude uzavřena účetní perioda (zpravidla po přiznání k DPH), změní se datum uskutečnění účetního případu na nejbližší možnou otevřenou periodu. V notifikačním e-mailu pak bude zřetelně uvedeno, že došlo k posunu data zaúčtování faktury.

Pořizování karet zakázek, popř. středisek

Rozdělování hierarchií je možné i pomocí zakázek nebo středisek. K těm se přiřazují automaticky, ale je možné ručně na kartě zakázky nebo střediska provést výjimku, viz. níže uvedený obrázek.