1 PREMIER AI

PREMIER AI (ARTIFICIAL INTELIGENCE) je chytré řešení pro informační systém PREMIER. S pomocí umělé inteligence automatizuje zpracování dokladů. Vytěžuje doklady s vysokou přesností, rychle, bezpečně a eliminuje vznik chyb na minimum. Pojem vytěžování je chápán jako načtení vybraných údajů z elektronického dokumentu a následný zápis těchto údajů do programu. Tato funkce přináší značnou úsporu času nejen pro účetní, jelikož již není třeba ručně opisovat údaje z dokladů, což nyní udělá systém sám. Uživatel pak jen provádí kontrolu a doplnění dalších údajů.

Velkou výhodou přidávání dokladů dle AI integrovaného přímo v informačním systému je také to, že účetní nemusí dopředu vědět, zdali k partnerovi existuje historie, šablony, příjemky nebo objednávky. Toto se automaticky detekuje ihned při rozpoznání dokladu. Doklady lze importovat kdekoliv v programu.

U hromadných importů doporučujeme používat AI ze základní obrazovky z důvodu zápisu různých faktur do různých dokladových řad.

Načtení dokladů je jednoduché, lze jej provést několika způsoby a to jednotlivě a nebo hromadně. Pracovat lze i s vícestránkovými dokumenty.

Načítat lze aktuálně několik typu dokumentů:

  • faktury přijaté,
  • zálohové listy,
    další budou doplněny.

PREMIER AI načítá doklady ve formátu pdf, docx, xlsx, jpg, jpeg, bmp. Z toho automatické rozpoznání a zaúčtování dokladů funguje u pdf, jpg, jpeg. Objektové pdf (většina elektronických dokumentů) je rozpoznáno ve zlomku sekundy. Obrázkové pdf, jpg (skeny, fotografie) se před rozpoznáním převádí pomocí nejvyspělejších OCR technologií do textu.

Umělá inteligence sama rozpozná o jaký typ dokladu jde a nabídne k tomu další odpovídající a návazné funkce. Rovněž je kontrolována duplicita. Připravena je i inteligentní funkce pro načtení s pomocí historie nebo podle šablony, díky tomu je načítání ještě snadnější a automatizovanější. Při zpracování lze rovnou využít funkci "Rychlé platby" pomocí QR kódu.

PREMIER AI vždy nabídne po načtení možnost připojit dokument(y) do vazeb (není třeba vůbec vstupovat do vazeb k dokladu). Při automatickém zápisu dokladu se toto provádí při ukládání dokladů (faktur).

PREMIER AI detekuje v dokumentu jazyk, nyní umí pracovat s CZ (i s absencí diakritiky), SK a EN (DE je v přípravě).

Načítat do programu lze nejenom doklady do jednotlivých agend, ale také další dokumenty nebo e-maily. Tyto dokumenty se automaticky uloží do centrálního uložiště a vazbou se spojí s vybraným partnerem, zakázkou, skladovou kartou či jakýmkoliv dokladem v programu. 

PREMIER AI je určen pro verzi SMART i ENTERPRISE. Ve verzi ENTERPRISE budou navíc k dispozici nadstandardní funkce.

PREMIER AI můžete provozovat jak na vlastním serveru, tak na vzdálené ploše ve spojení se službou PREMIER Outsourcing.

Na této stránce najdete:

PREMIER AI je ve fázi permanentního vývoje. Připravuje se napojení na PREMIER Disk (DMS), detekce příjemek a objednávek k fakturám, načtení položek/rekapitulace DPH, rozpoznání a zápis dalších dokladů (objednávky, příjemky, paragony), samoučící se funkce.
Doporučujeme proto sledovat tento manuál, kde budeme doplňovat další novinky a funkce.


Kde najdete AI?

Na hlavní obrazovce

PREMIER AI se aktivuje přímo v hlavní obrazovce PREMIERA pod tlačítkem "A", najetím myši na toto tlačítko nebo kliknutím se aktivuje nabídka na obrázku,

U pořizování přijaté faktury nebo zálohového listu

Dodavatelé - Faktury/Závazky - vybraná dokladová řada - "F3 - Nová".



Dodavatelé - Zálohové listy - vybraná dokladová řada - "F3 - Nová".


2 Jak dostat dokument do PREMIERA?

Uživatel má k dispozici více způsobů, jak dostat dokument(y) do programu PREMIER.

2.1 Vlepit dokument(y) ze schránky

Program nabízí více možností, jak vlepit dokument ze schránky k vytěžení do PREMIERA.


Z e-mailu

Prvním způsobem je načtení přímo z e-mailové schránky. V e-mailovém klientovi je nutné se postavit kurzorem na požadovaný e-mail resp. skupinu e-mailů a tyto zkopírovat do schránky buďto pomocí Ctrl + C nebo pravým tlačítkem myši a kopírovat.

Z bezpečnostních důvodů Windows nelze do PREMIER AI kopírovat celý e-mail při práci ze vzdálené plochy (PREMIER Outsorcing), pouze přílohu(y) z e-mailu.

Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh. Program sám rozpozná typy příloh (faktura, zálohový list, příloha,…). Faktury automaticky označí k importu.

Následně je nutné se přesunout do PREMIERA a myší najet na tlačítko "A" a následně zvolit volbu "Vlepit dokument(y) za schránky".


Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh.

Konkrétní příloha e-mailu

Pakliže chcete načíst pouze konkrétní fakturu z e-mailu je nutné nakopírovat do schránky pouze danou přílohu. Do PREMIERA se následně dokument vlepí stejným způsobem jako viz. výše.
E-mailových příloh lze označit více najednou.


Více e-mailů

Obdobně je možné v e-mailovém klientu nakopírovat do schránky více e-mailů a následně přes tlačítko "A" vlepit do PREMIERA.


Drag and drop

Dokument je možné vlepit do PREMIERA také metodou "Drag and drop" tj. "táhni a pusť". Načtení dokumentu tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v PREMIERU, tedy tlačítko "A" a zde se myš pustí. 

Přetáhnout lze dokument přímo z e-mailu resp. celý e-mail anebo přímo z konkrétního umístění.

Z bezpečnostních důvodů Windows nelze využít metodu "drag and drop" u přístupu z terminálu.

Kopírování souboru

Dokument lze do PREMIERA načíst kopírováním dokumentu resp. dokumentů přímo z jejich umístění/místa uložení (disk, flash atd.).

Načtení v PREMIERU se provede opět přes tlačítko "A" a "Vlepit dokument(y) za schránky".


2.2 Otevřít dokument(y) ze složky

Touto volbou se dokument(y) načítají ze složky, tedy jsou někde uloženy a programu se ukáže cesta k nim.




Označit je možné jeden či více dokumentů a následně "Otevřít".


2.3 Vyfotit dokument mobilním telefonem

Připravujeme.


2.4. Naskenovat dokument

Touto volbou lze přímo skenovat dokumenty do PREMIERA k načtení údajů.

U OCR převodu je u nekvalitních skenů/fotek respektována rotace (naleznou se správně veškeré čitelné údaje, nepřeskakují řádky).

Po spuštění volby je v levé části obrazovky možnost dalšího nastavení před samotným skenováním.

Pakliže je k PC připojen nějaký skener či více skenerů je k dispozici "Výběr skeneru".

Nastavit lze také:

  • výstupní adresář,
  • rozlišení,
  • typ obrázku,
  • komprese,
  • formát skenovaného dokumentu - výchozí formát lze nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Volby pro síť/tisk/export/import - Předvolby pro tisk/skener". Defaultně je nastaveno pdf, což doporučujeme pro vícestránkové faktury a následné rozpoznávání.

Samotné skenování se spustí volbou "Skenovat".





Pakliže se má skenovat více stran použije se volba "Skenovat další stranu".

Pokud je již sken kompletní, k načtení se připraví volbou "Uložit a dokončit".

U skenů/fotografií (dokumenty bez textů) nedojde ihned k rozpoznání údajů, ale na pokyn "Načíst pomocí OCR". U hromadných importů se připravuje asynchronní převod zvolených dokumentů na pozadí, tedy bez čekání. Přes 90% zasílaných dokumentů jsou však čitelné objektové pdf, kde se rozpozná 100 faktur do 10 sekund (v závislosti na výkonu počítače).

Další postup načtení je podrobně popsán níže.



3 Rozpoznání dokumentu

Po vytěžení dokumentu resp. dokumentů se uživateli zobrazí následující obrazovka.

3.1 Náhled

Náhled na aktuální zvolený dokument - je k dispozici v levé části obrazovky.

Zvýrazněné údaje - v samotném náhledu dokumentu jsou modrým rámečkem zvýrazněny údaje, které systém načetl. Načtený údaj je vždy propojen modrou čarou s celkovým výčtem načtených hodnot v prostřední části obrazovky.

Pakliže uživatel přejede myší do modrého rámečku, okamžitě dojde k podbarvení načteného údaje. Toto lze i opačně, tedy označením pole v tabulce načtených údajů.

Funkce laso - nad šipkami pro listování v dokumentu je k dispozici funkce laso, díky které lze upřesnit údaj přímo z dokumentu, pokud se nenačte správně. Doplňuje se údaj, na kterém je kurzor (zeleně podtržen). Uživatel má k dispozici pomocí šipky i měnit volbu, o který údaj se jedná.

V přípravě jsou samoučící se funkce. U standardních formátů faktur je nyní přesnost automatického rozpoznání kolem 98 % a laso se nemusí ve většině případu používat.


Listování dokumentem - pomocí šipek s číslem stránky je možné listovat aktuálně zobrazeným dokumentem


3.2 Seznam dokumentů

Seznam všech dokumentů - v pravé horní části je pak seznam vše dokumentů, které uživatel některým z výše uvedených způsobů načetl do PREMIERA.

V  seznamu načtených dokumentů lze vidět tyto sloupce/údaje:

  • "P" - označení dokumentů, které se navrhli jako uložení do příloh,
  • "..." - interaktivní tlačítko, které otevře daný dokument z jeho umístění případně e-mail,
  • typ dokumentu - PDF, e-mail atd,
  • popis dokumentu - editovatelný popis dokumentu, popis se následně přenese do popisu k vazbám v případě, že bude vazba vytvořena.
  • datum vystavení - zde je datum vystavení přímo z vytěženého dokumentu,
  • "Druh" - typ dokumentu,
  • "Z" - pakliže se v tomto sloupci někde objeví písmeno "Z", znamená to, že dokument je již zapsán do systému,
  • "A" - pakliže je odtržítko ve sloupci "A", pak tento dokument navrhuje systém k automatickému importu,
  • odesílatel - pakliže se jedná o načtení z e-mailu,
  • zdroj - cesta k dokumentu.

V seznamu dokumentů lze u hromadného importu využít možnosti volby řazení dle jednotlivých sloupců. Snadno si tak dokumenty seřadíte např. dle data vystavení a do programu je pak načítáte postupně dle data. Stačí kliknout na popis sloupce datum vystavení.


3.3 Vytěžené údaje

V prostřední části obrazovky jsou vidět údaje vytěžené z aktuálně zvoleného dokumentu.

Dokument - systém sám pozná o jaký typ dokumentu se jedná a v jakém je jazyce (vlajka). v tuto chvíli umí pracovat s CZ, SK a EN. Doplněny budou další jazyky.

Číslo - číslo faktury

VS - variabilní symbol

Rozpoznání čísla dokladu a variabilního symbolu. Porovná, zda se čísla shodují a pokud ne, zaznamená obě entity, což je nutné pro kontrolní hlášení.

Rozpoznán je i konstantní a specifický symbol.

Naše IČ v dokumentu - systém zkontroluje, zda se shoduje IČ odběratele s IČ, která má daná účetní jednotka nastaveno ve "Správci - Předvolbách - Globálních". Pakliže IČ odpovídá, je zde zelené odtržítko. Pakliže ne, objeví se červený křížek.

Tímto lze snadno zkontrolovat, zda se uživatel nesnaží načíst špatné dokumenty.




IČ partnera - podle vyčteného IČ je kontrolováno, zda je již partner založen v adresáři nebo ne. Pakliže ano, objeví se zelené odtržítko a interaktivní tlačítko "...", pomocí kterého se lze snadno přepnout rovnou do adresáře na daného partnera. 

Pokud dané IČ v adresáři není nalezeno, objeví se červený křížek a tlačítko "Přidat partnera". Touto volbou bude uživatel přepnut rovnou do adresáře partnerů s možností založení nového partnera dle vytěženého IČ ze serverů veřejné správy.

Pokud uživatel nezaloží neexistujícího partnera ihned zde, bude k tomu později vyzván při zpracování dokladu do systému.

Při zakládání partnera má uživatel opět k dispozici náhled na dokument pro případnou kontrolu a doplnění údajů.


Dále se z dokumentu vytěží datumové údaje a to datum uskutečnění, datum vystavení a datum splatnosti. PREMIER AI rozpozná datum i ve slovním formátu (např. 15. ledna 2022).

CZ legislativa: Je-li datum vystavení/obdržení v jiném období než datum uskutečnění, zapíše se automaticky ve faktuře do data pro přiznání k DPH. 

Bankovní spojení - díky načtení bankovního spojení, se aktivuje funkce "Rychlá platba". Tato volba zobrazí QR kód pro platbu, díky čemuž je možné ihned fakturu zaplatit pomocí jeho načtení do bankovnictví mobilním telefonem i v případě, že se QR kód na faktuře nevyskytuje.

V dokumentu se samozřejmě může vyskytovat i více bankovních účtů. Tyto účty budou načteny všechny a na uživateli je následně výběr účtu, který se má do systému načíst (automaticky je označen základní účet z karty partnera). Zvolený účet se také nabídne pro rychlou platbu pomocí QR kódu.

Celkem - celková vyčtená částka s DPH včetně měny.

Uhrazeno/Zálohy - pakliže se načte také informace o záloze, aktivuje se volba "Prověřit" pro vypárování záloh. Program hledá dle rozpoznané částky (připravujeme, že když jich je více, tak aby automaticky našel i je, dle logického součtu).



Výběr z otevřených záloh.





Informace, že došlo k vypárování se zálohou.

Toto se nevyužívá u předplateb, kvůli generování zápisů do položek. Program na to uživatele upozorní a nabídne konkrétní položku.

Zaokrouhlení

K úhradě - celková částka s DPH po odečtení zálohy a zaokrouhlení.


Duplicita

Systém při načítání údajů kontroluje duplicitu, tedy hlídá zdali již faktura není v systému zavedena. Pakliže objeví duplicitu, označí to hláškou, písmenem "D" u vytěžených údajů a také v seznamu faktur ve sloupci "Z".

Náhled - v případě, že jde o duplicitní doklad, aktivuje se také volba "Náhled", pomocí které lze interaktivně zobrazit již načtený doklad.




4 Zpracování dokumentu

Podle typu vytěženého dokumentu aktivuje PREMIER odpovídající funkce.


4.1 Připojit k vazbám dokladu

Možnosti připojování dokumentů napříč programem bez nutnosti otevírat vazby.

Tato funkce se aktivuje, pakliže dojde k načtení dokumentu v případě, že uživatel bude mít ve chvíli načtení otevřen příslušný doklad příp. partnera, zakázku, skladovou kartu, zaměstnance atd.. Zkrátka musí být v programu tam, kde chce vytvořit vazbu.

Vedle tlačítka se zároveň objeví aktuální místo v programu, kde bude vazba na dokument vytvořena.

Program se po stisknutí tlačítka zeptá, zdali má vytvořit odkaz.

A také jestli má soubor uložit do centrální složky.




Následně se dokument připojí do vazeb.


4.2 Přidat dokument(y) do pošty/CRM

Umožnuje snadno a rychle zadávat doklady (včetně rozpoznání) např. zaměstnancům/majitelům firem, kteří nemají účetní nebo administrativní pracovníky přijímající firemní poštu. Účetní si následně vytvoří fakturu automaticky dle došlé pošty. (včetně odkazu na přílohy i soubor rozpoznání pro snadnější kontrolu údajů). Totéž se týká všech ostatních dokumentů (poptávky, objednávky, upomínky,…).


4.3 Vytvořit nový doklad

Pakliže se jedná o doklad typu přijatá faktura, zálohový list, objednávka, případně příjemka lze touto volbou doklad s vytěženými údaji nahrát do systému. Před samotným vytvořením se zkontroluje modul a dokladová řada, kterou navrhl program, a do které má být doklad vytvořen. Případnou změnu lze provést pomocí rozbalovacího menu.

Pokud existuje historie k danému partnerovi, nabídne se automaticky dokladová řada, kde se faktury partnera běžně zapisují.

Po stisknutí volby "Vytvořit nový doklad" následuje dotaz, zda se má doklad opravdu vytvořit do zvolené řady.







5 Načtení, kontrola a doplnění údajů

Po načtení se uživateli zobrazí následující obrazovka. V pravé části je k dispozici náhled na vytěžený dokument, aby mohl uživatel snadno zkontrolovat načtené údaje a doplnit ostatní náležitosti dokladu.

Vzhledem k tomu, že údaje v hlavičce dokladu jsou obvykle všechny načteny z dokumentu, pak program uživatele ihned přepne do položkové části dokladu, aby mohl:

  • upravit, případně přidat položky dokladu,
  • doplnit účty,
  • kód DPH,
  • zakázku, středisko, doplňkovou analýzu,
  • a další údaje.

Většinou již má partner historii faktur nebo zadané předchůdce k fakturám (objednávky, příjemky) a výše uvedené údaje se tedy taky načtou automaticky. Toto je také zásadní výhoda integrace AI rozpoznávání faktur přímo v informačním systému. Pokud se jedná o fakturu s více položkami s automaticky detekovanou příjemkou/objednávkou, nabídne se varianta součtovat do jedné položky a nebo s detailním rozpisem.



Po doplnění a uložení dokladu bude uživateli zobrazen dialog, ve kterém je možné fakturu i přílohy rovnou připojit do vazeb k danému dokladu.

Při ukládání příloh je dokument faktury přejmenován dle řady a čísla dokladu zapsaném v programu. Tuto funkci lze zrušit "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé".


Přímo v tomto seznamu lze přepsat/upravit popis k dokumentu.


5.1 S pomocí historie

Pakliže se jedná o doklad s partnerem, který již byl jednou načten (běžnou fakturou, nikoliv stornem nebo dobropisem), aktivuje se volba "S pomocí historie". Tato volba umožní to, že program k načteným údajům použije ještě historii dokladu (defaultně dle nejnovějšího dokladu), tedy uživatelem doplněné údaje z předešlých dokladů a tyto vyplní rovněž automaticky. Jde o tyto údaje:

  • popis položky,
  • sazbu DPH, popř. kód přenesené daňové povinnosti,
  • účet,
  • zakázku, středisko, doplňkové analýzy a další.

K dispozici je "Náhled" na doklad, podle kterého se má historie předvyplnit a volba "Upřesnit", pomocí které si můžete s navedených dokladů vybrat, podle kterého se má historie použít.

V případě, že uživatel chce/nechce historii použít, stačí tuto volbu pouze odškrtnout.


5.2 Dle šablony

Pokud systém detekuje, že k danému partnerovi existuje v programu "šablona", nabídne možnost vytvořit doklad pomocí šablony. I zde je k dispozici "Náhled" na šablonu, podle které se má doklad vytvořit a volba "Upřesnit", pomocí které si můžete šablonu vybrat.  Údaje do dokladu se pak přeberou ze šablony.


6 Ctrl+W seznam čekajících dokumentů

Systém zpracovává i dávky, tedy lze postupně zpracovávat více "Vlepených dokumentů". Pakliže existují čekající dokumenty, označí se jejich počet přímo u tlačítka "A".

Čekající dokumenty se zobrazí pomocí stisknutí volby "Ctrl+W seznam čekajících dokumentů" nebo přímo pomocí klávesové zkratky "Ctrl +W" a následně se klasicky zpracovávají. Aktivní je také pole na klik myši s počtem čekajících dokumentů.

Dokumenty se stanou čekající pomocí volby "Odložit" v seznamu dokumentů. Automaticky se odloží také při zápisu faktury při hromadném pořizování.

Nebo po uzavření seznamu načtených dokumentů ("Křížek" nebo "Zrušit")  volbou "Odložit na později (uložit seznam)".


7 Ctrl+F12 prohlížeč dokumentů

Umožnuje permanentně vidět dokumenty (z vazeb) listováním dokladů, což umožňuje např. snadnější a rychlejší kontrolu importovaných dokladů účetní.

Např.: Pro kontrolu načtených přijatých faktur lze funkci využít přímo v seznamu faktur, kde v kombinaci s volbou "Zobrazit položky" uživatel snadno porovná zápisy v programu s dokumenty z vazeb.

  • No labels